Zavedení systému QRmaint na Varšavské Akademii Tělesné Výchovy

QRmaint – osvědčil se i ve velkém měřítku

Využití aplikace QRmaint usnadnilo správu zaměstnanců a 30 nemovitostí na Varšavské akademii tělesné výchovy.

Hlavní město Varšavská Akademie Tělesné Výchovy (AWF) zavedla aplikaci QRmaint v dubnu 2019. Po roce používání jsou zprávy úřadů univerzity jednoznačné: systém funguje a dokonce velmi dobře!

– Systém funguje bezproblémově. Bohužel nevyužíváme všechny jeho funkce, používáme jej hlavně jako systém pro hlášení poruch – říká Maciej Hartfil, kancléř AWF ve Varšavě. – Reakční časy našich týmů se zřetelně zkrátily – zdůrazňuje Hartfil.

– Nyní jsou drobné opravy prováděny za hodinu nebo dvě a navíc jsou označeny v systému jako dokončené. Méně naléhavé věci jsou opravovány později. Každá úloha má přiřazený status, takže je jasné, ve kterém stádiu se nachází. Dodatečné informace, jako je například nedostatek zařízení nebo nemoc zaměstnance, představují důležité zpětné informace, pokud se oprava zdrží – říká Waldemar Kramek, koordinátor technického oddělení AWF. – Tento informační tok zajišťuje, že hlášení a opravy jsou systémové a zaměstnanci, kteří hlásí a technici, kteří opravují, ví, ve kterém stádiu se daná závada nachází.

Hlášení poruch provádějí hlavně správci a administrátoři jednotlivých budov a vedoucí jednotlivých oddělení na univerzitě: IT, administrace, investice, rekonstrukce, ale i sekretářky a ochrana – všichni, dohromady 374 osob, mají přístup k aplikaci QR. Nicméně každý na univerzitě, i když nemá přístup k aplikaci, může nahlásit poruchu pomocí formuláře dostupného na speciální odkaz.

Začátek implementace

– Začátky byly obtížné. Lidé měli problémy s přechodem na nový systém, s tím, že již nikam nepotřebují volat, ale místo toho zapisují do systému; stávalo se, že ztráceli hesla ke svým účtům – říká Hartfil. – Většina našich technických pracovníků má svůj věk a technologické záležitosti jim dělaly problémy, ale postupem času se se systémem seznámili, přesvědčili se o něm a začali ho používat. Je to mnohem lepší model komunikace než telefony a zapisování na papíře nebo si to pamatovat.

Kancléř AWF poznamenává, že zajímavou možností systému jsou QR kódy. – Kdybychom celou univerzitu označili těmito kódy, bylo by ještě jednodušší hlásit poruchu; stačilo by na místě naskenovat kód a poslat hlášení – dodává Hartfil.

Systém QRmaint je neustále modernizován, postupně se objevují nové formy zpráv a nové metody filtrování. Mnoho z nich je vytvářeno na míru individuálnímu uživateli.

Daniel Kiełbowicz z QRmaint zdůrazňuje, že Varšavská AWF je prvním zákazníkem ze segmentu veřejných institucí a prvním se tak velkým množstvím nemovitostí (30 budov na ploše 60 hektarů). Systém CMMS od QRmaint se osvědčil a nadále se osvědčuje i při tak velkém počtu uživatelů.

– Tak velké organizace, jakými jsou univerzity, bohužel nemají své vlastní systémy pro zlepšení komunikace. Na příkladu AWF je vidět, jak velmi aplikace QRmaint tuto mezeru zaplňuje – říká Daniel Kiełbowicz.