Rozhovor se společností Sohbi Craft Poland

10 otázek pro…

Arkadiusza Tetlocha a Bartosza Jankowskiego – Manažera Sekce Údržby a Inovací ve společnosti Sohbi Craft Poland s.r.o.

Jak využíváte systém QRmaint?

AT: Systém QRmaint používáme hlavně k řízení úkolů, kterých máme mnoho – ty jsou spočítány ve stovkách měsíčně. Abychom efektivně řídili úkoly spojené s prohlídkami nebo novými operacemi, potřebovali jsme software, který nás „hlídá“ a shromažďuje údaje týkající se prováděných prací.

Jaký je největší prospěch z implementace QRmaint?

AT: Nejdůležitější je, že mí pracovníci vědí, kolik úkolů je k provedení a jaké jsou priority. Technici mají přístup k úkolům v reálném čase. V podstatě jsme zcela odstranili situace, které se dříve vyskytovaly, kdy byly určité úkoly opomíjeny nebo „zapomenuty“ celým oddělením, kterým řídím.

Kterou funkci systému nejčastěji využíváte?

AT: Nejčastěji využíváme sklad náhradních dílů pro stroje. V úkolech evidujeme spotřebu dílů, systém sleduje minimální stavy, aby nedošlo k situaci, že bychom měli poruchu a v skladě bychom neměli náhradní díly pro konkrétní stroj. Ve skladu evidujeme také materiály, ze kterých zlepšujeme stroje nebo stavíme pracoviště. V tomto případě také nemůžeme dovolit situaci, že máme nápad na zlepšení, ale nemáme k dispozici dostupný materiál a musíme čekat několik dní na dodávku.

Další funkcí jsou cyklické úkoly – v současné době nemusíme pamatovat, že každý druhý den, jednou týdně nebo měsíčně musíme provést prohlídku zařízení nebo jiný úkol. S cyklickými úkoly vytváříme také harmonogram pravidelných schůzek týmu pomocí vestavěného kalendáře.

BJ: Pro mě je nejdůležitější harmonogram prohlídek – systém v určitých časových intervalech automaticky generuje úkoly.

AT: Šéf nemusí být ve firmě, ale práce bude provedena! 😉

Co je inovativního na systému QRmaint?

V jedné aplikaci máme mnoho funkcí – mimo provádění úkolu můžeme sledovat průběh jeho provedení, stavy, můžeme přidat součásti, které jsme použili při plnění úkolu, a systém aktualizuje stav skladu, máme informace o době výpadku stroje. Vše v jedné aplikaci!

Další inovací je dostupnost aplikace na stolní počítače, tablety i chytré telefony. Obecně máme přístup k systému kdekoliv, kde je přístup k internetu.

Proč jste si vybrali systém QRmaint a ne jiné řešení?

AT: Vyzkoušel jsem jiná řešení, ale většina z nich splňovala jeden konkrétní cíl, například pouze dohled nad úkoly nebo projekty, jiný systém umožňoval pouze skladovou hospodářství. V podstatě bylo obtížné najít nějaký program na řízení strojového parku.

BJ: Já jsem vyzkoušel další CMMS, ale většina softwaru dostupného na trhu vyžaduje nákup velmi rozsáhlého modulu, který podporuje výrobu a mnoho dalších oddělení, a tak nějak mimochodem i podporu údržby.

Jak dlouho trvala implementace QRmaint?

BJ: Ve skutečnosti jsme ještě neskončili 🙂

Jak dlouho trvalo spuštění od okamžiku zahájení zadávání dat do spuštění práce v systému?

BJ: V našem případě jsme začali pracovat po týdnu od zahájení implementace. Nejprve jsme museli přidat trvalá aktiva, aby bylo možné je přiřadit k úkolu na provedení. V současné době pracujeme na doplnění údajů týkajících se skladu náhradních dílů. Největší výzvou je získání dat souvisejících s trvalými aktivy – tj. zajistit vstupní data.

AT: Samotný program je natolik intuitivní, že stačí někomu jednou ukázat, jak nahlásit poruchu, a zaměstnanec s tím nemá problém. Samozřejmě, že čím více od technika vyžadujeme, například přidání trvalého aktiva do úkolu nebo náhradních dílů, proces školení se prodlužuje, ale stále to jde velmi rychle.

BJ: Samotné nahlášení poruchy je velmi jednoduché, nejsou žádné problémy, aby operátoři „klikli“ v systému, a moji technici plní úkoly také velmi dobře. Aplikace je velmi intuitivní!

Jak jste přesvědčili zaměstnance k práci se systémem?

BJ: Na začátku jsme měli problémy s přesvědčením osob nahlášejících poruchy, zatímco osoby plnící úkoly neměly žádné problémy s používáním systému.

AT: Zaměstnanci si všimli, že pokud jim záleží na rychlém provedení nahlášeného problému, je mnohem lepší ho nahlásit prostřednictvím aplikace než psát e-mail. K přečtení e-mailu je třeba, aby jeho adresát byl u počítače, a pokud z nějakého důvodu není přítomen, nahlášení nepřejde na provedení. V případě aplikace obdržím oznámení o novém nahlášení a mohu kdykoliv – například nyní na schůzce – přiřadit osobu k provedení úkolu. Technik obdrží oznámení a může okamžitě zareagovat na nahlášený problém.

Z jakých jiných řešení jste dříve využívali?

BJ: Dříve jsme se spoléhali na e-maily, telefony, nevedli jsme seznam úkolů.

AT: Já nemám rád zápis do poznámek nebo na lístky, takže jsem úkoly zaznamenával v Excelu. Musel jsem to dělat, protože jich bylo tolik, že by bylo nemožné si to všechno pamatovat. Problém, který tehdy vznikl, spočíval v tom, že zapsané úkoly byly pouze na mém počítači. Tento způsob vyžadoval ode mě, abych takový soubor přesunul do týmu nebo ho vytiskl a pověsil na tabuli. Zaměstnanci nevěděli, co mají plnit, dokud neobdrželi soubor ode mě.

BJ: Dnes například moje šéfová mě požádala o zprávu o počtu zadaných a uzavřených úkolů. Rychle jsem v systému vygeneroval zprávu obsahující tyto údaje. Dříve jsme úkoly počítali v Excelu a to trvalo mnohem déle.

Jak hodnotíte spolupráci a podporu od QRmaint?

AT: Kontakt s oddělením IT QRmaint je velmi snadný. Úkoly, které zasíláme, jsou realizovány v různých termínech, ale uvědomuji si, že je to software na rozvoj, který vyžaduje trochu času. Avšak časové rámce, které QRmaint navrhuje, jsou velmi rozumné, a můžeme si počkat na řešení. Od zavedení nebyla žádná porucha aplikace, takže nevím, jak by vypadala obsluha v takovém případě…