QRmaint pomáhá s řízením nemovitostí

Krakovská společnost FriendHouse Apartments nedávno zavedla a již si chválí aplikaci QRmaint. „Ušetřujeme čas a peníze, protože správa oprav poruch a drobných oprav je nyní mnohem efektivnější a rychlejší,“ říká Paweł Migacz, generální ředitel společnosti.

Krátkodobý pronájem bytů – výzva v řízení

Krakovská společnost FriendHouse Apartments působí pět let a je nyní jednou z největších společností v Polsku zabývající se krátkodobým pronájmem bytů. Začínala s pronájmem několika málo bytů, nyní jich má více než 100 a do konce roku 2020 plánuje tuto číslo zdvojnásobit. S tak velkým počtem nemovitostí, které jsou navíc rozmístěny po celém městě, je výzvou zajištění oprav a rychlé odstranění poruch způsobených jejich užíváním. Jde o pohodlí uživatelů a profesionální obraz majitele.

– Když máme sto bytů, ve kterých téměř každý den někdo jiný bydlí, jsou desítky poruch na denním pořádku. Nemůžeme si dovolit, aby hosté čekali na opravu kohoutku nebo světelného vypínače v koupelně, proto je organizace práce našich konzervátorů klíčovou záležitostí – říká Paweł Migacz, generální ředitel společnosti FriendHouse Apartments.

Z tohoto důvodu se společnost nedávno rozhodla zavést profesionální aplikaci, která má zásadní vliv na úsporu času všech zaměstnanců a řízení jejich práce tak, aby co nejefektivněji připravili byty k pronájmu.

– Zavedení aplikace QRmaint se ukázalo jako recept na největší výzvu, kterou je běžná oprava škod. Dalším krokem implementace bude její využití k podpoře práce manažerů zodpovědných např. za úklid bytů. Již ji testujeme také pro komunikaci s hosty. V jedné z budov, kde pronajímáme byty, mohou hosté sami hlásit poruchy nebo jakékoliv věci, které je znepokojují, pomocí QR kódů – říká Paweł Migacz.

Konzervátoři si mohou „oddechnout“

Díky zavedení QRmaint mají konzervátoři společnosti již v pondělí ráno přehled o svých úkolech na příští dny, a naléhavé záležitosti se průběžně objevují na jejich individuálních účtech v aplikaci, kterou ovládají ze svých smartphonů. Každý úkol má přiřazený status – úkol ve zpracování nebo dokončený, díky čemuž administrativa firmy ví, na jaké fázi je oprava poruchy, že práce probíhá a zná orientační čas ukončení. Pokud oprava není dokončena, víme, proč, protože konzervátor toto informuje v systému – např. stěna byla vyplněna sádrou a musí ještě proschnout před malováním.

Díky QRmaint je také samotné hlášení poruch velmi jednoduché, může jej provádět kdokoli z zaměstnanců, například zaměstnankyně úklidového servisu, které obvykle jako první zjistí, že něco je rozbité nebo poškozené v daném bytě. Každý byt lze v aplikaci podrobně popsat. Nábytek, kuchyňské vybavení, osvětlení – všechno, co se může rozbít (každý varný konvice, lampa, židle) – dostává svůj jedinečný QR kód. Pokud někdo zjistí poškození, jednoduše kóduje kódem telefonu a porucha je nyní nahlášena k opravě. Instalatér může naplánovat svou cestu na místo a opravu. Díky systému vidí každý zaměstnanec, zda jde o montéra nebo uklízečku, jakou práci musí ve stanoveném bytě provést. To je v aplikaci označeno a popsáno. Tímto způsobem je každý byt „individuálně zajištěn“.

Hosté apartmánů se ne vždy chovají v souladu s pravidly slušného chování. Občas se stane, že záměrně způsobují škody, někdy tak velké, že například značně přesahují náklady na pronájem. Zaměstnanec hlásící poruchu může v takovém případě také pořídit a poslat fotografii škod.

– Stalo se nám, že jsme v apartmánech nalezli nohy stolu vytržené, dvířka skříňky, která „vypadla“ ze závěsů, a dokonce i zcela zničené vybavení. Tyto situace jsou s QRmaint také menším problémem– vypráví Maciej Kaszuba, technický ředitel společnosti FriendHouse Apartments. Fotografie okamžitě ukazují aktuální stav, víme, co je třeba opravit a jaké nástroje na to použít. Ihned můžete začít hledat bývalé nájemce, aby byli zodpovědní za způsobené škody.

Čas je peníz

Díky aplikaci všichni také šetří čas, protože není již potřeba volat a hlásit poruchy na recepci a technické oddělení může svou práci koordinovat samo. Navíc, samostatné hlášení poruch zaměstnanci úklidového servisu velmi ulehčuje práci na recepci.

– Dříve se nám stávalo, že jsme během několika minut dostávali desítky e-mailů od nájemníků, kterým bylo třeba odpovědět, poté organizovat příjezd technika a často i materiály pro jeho práci. Montéři ztráceli čas na cestování, protože nebylo snadné koordinovat opravy v různých částech města. Komunikace probíhala telefonicky, neustále bylo něco k dohodnutí, dámy na úklidu často nedokázaly poruchy dobře popsat a stávalo se, že montéři jeli opravit bez potřebných materiálů. Vše trvalo dvakrát déle – říká Paweł Migacz. – Dnes je to již minulost. Pohodlí naší práce se zvýšilo nesmírně.

Přístup k aplikaci mají všichni členové týmu – celkem kolem 30 osob – technické oddělení, uklízečky, recepce a generální ředitel společnosti, který také může do aplikace přidat své poznámky. Jednoduché přihlášení, intuitivní rozhraní a jednoduchost hlášení poruch se stávají klíčovými, když většina zaměstnanců ve firmě je ve věku 50+, nebo nemluví moc dobře polsky. Dokonce i ženy, které jsou rodilými Rusky nebo Ukrajinkami, mohou pomocí aplikace nahlásit poruchu. Stačí naskenovat kód a udělat fotografii.

– To, jak intuitivní je tento systém, nejlépe dokládá skutečnost, že školení na něm trvá asi půl hodiny. Pan Mieczysław – náš 71letý konzervátor, ovládl QRmaint během dvou dnů!– dodává Maciej Kaszuba.

Není návratu ke starému

Generální ředitel společnosti FriendHouse Apartments dodává, že by se již nechtěl vrátit k systému, který dříve používal.

– Používali jsme tabulky v Google Sheets, což při několika desítkách uživatelů, kteří neměli na každodenním základě mnoho zkušeností s počítači, způsobovalo mnoho chyb při zadávání dat. Každý den jsme se také zabývali aktualizací dat a plánováním grafiky, což vytvářelo mnoho dalších zbytečných tabulek. A co je nejhorší – soubor se velmi dlouho načítal. Ztráceli jsme čas a peníze– říká Paweł Migacz.

Dnes je realita ve firmě zcela jiná. Jednoduchost aplikace poskytuje vedení společnosti jistotu, že zaměstnanec bude schopen si poradit a bude vědět, co má dělat – až na úroveň kalendáře, kde je grafiky, stačí dvě kliknutí. Díky používání grafů nemusí recepce volat a ptát se uklízeček, zda je určitý pokoj připraven na vstup nových hostů. Teď stačí pohled na aplikaci.