Nasazení systému QRmaint ve firmě Partner, franšízantovi sítě Lewiatan

Jednodušší řízení poruch ve sítích potravinářských obchodů díky aplikaci QRmaint

Nasazení systému QRmaint ve společnosti Partner, franšízovém partnerovi sítě Lewiatan, zefektivnilo proces ohlašování a oprav technických a IT poruch a také klíčový aspekt nakládání s odpady ve 27 obchodech.

Společnost Partner zavedla systém CMMS od QRmaint v říjnu 2018 s cílem zlepšit ohlašování problémů – především technických a IT – a reakci na ně, a také zlepšit organizaci nakládání s odpady. Díky tomu je firma nyní plně organizovaná ve správě havarijních situací. Tato organizace zahrnuje směřování hlášení k odpovídajícím zaměstnancům, získávání zpětných informací po vyřešení problému a přístup činitelů k aktuálnímu stavu hlášení. Pro firmu s 700 zaměstnanci a 27 obchody rozloženými po celém Polsku přinesla tato systematická změna v řešení poruch významné zlepšení.

Systém QRmaint nahradil stovky e-mailů, které byly zasílány všem na seznamu bez ohledu na téma, místo aby byly zasílány pouze příslušným osobám. Dříve, když byla porucha již opravena, nikdo o tom ve skutečnosti nevěděl, protože nikdo neposílal zpětné informace. Dnes máme přehled o aktuálním stavu každé poruchy a navíc můžeme analyzovat činnosti zaměstnanců odpovědných za řešení hlášení – produktivitu jednotlivých oddělení a jejich rychlost akce – říká Mariusz Staniszewski, vedoucí oddělení IT ve společnosti Partner. – Jsme velmi spokojeni, jak s aplikací, tak s samotnou spoluprací s firmou, která ji vytvořila a spravuje.

To je tak snadné

V současném pracovním systému obchodů Lewiatan, vytvořeném díky aplikaci, fungují týmy, do kterých patří lidé přímo zodpovědní za řešení daného problému. Tyto osoby také dostávají informace e-mailem – v závislosti na potřebě prostřednictvím aplikace na telefonu nebo počítači – ale obdrží je pouze osoby z určitých týmů.

Přihlásí se a mohou pracovat, to je tak snadné – říká Staniszewski.

Hlášené poruchy se dělí do dvou hlavních typů – technických a IT – a zabývají se jimi příslušné oddělení. Oddělení pro technické závady opravuje všechny poruchy, které mohou v budovách nastat: dveře, okna, podlahy, stěny, elektrická zařízení (např. masové stroje, kráječky) a vodoinstalace (např. kohoutky, odtoky). Oddělení IT zase zajišťuje řešení poruch operačního systému, softwaru, počítačů a platebních terminálů.

Samostatná sekce se zabývá nakládáním s odpady, tzv. BDO (databáze odpadů, kterou jsou povinni vést subjekty uvádějící na trh výrobky v obalech a vytvářející odpad). Díky systému QRmaint je správa odpadů jednodušší. Do aplikace přicházejí hlášení z jednotlivých obchodů a osoba zodpovědná za zpracování těchto hlášení se stará o rychlý kontakt s firmami zabývajícími se likvidací odpadů (potravinářských, použitého zařízení nebo třídy).

Správa odpadů v potravinářském průmyslu je klíčová, protože je třeba dohlížet na datum platnosti produktů a včas je odvézt k likvidaci – říká Staniszewski. – Díky aplikaci s tím nemáme nejmenší problém.

Jeden den učení, půl roku efektivního využívání

Na první pohled by se mohlo zdát, že v tak velké společnosti s 700 zaměstnanci spravují aplikaci jen málo lidí. V každém obchodě jsou to tři osoby z vedení, přístup má také předseda představenstva a správce dat. V celé síti pracuje v technickém oddělení sedm lidí, a i oni jako prováděči oprav mají přístup k aplikaci.

Díky malému počtu lidí a intuitivnosti aplikace trvalo nasazení spolu s konfigurací pouze jeden pracovní den.

Technická podpora je perfektní. Již během fáze implementace jsme podávali žádosti o určité úpravy v aplikaci, aby byla přizpůsobena naší činnosti, a byly rychle realizovány – dodává Staniszewski. – Více než půl roku po nasazení je každá naše hlášená porucha vyřízena do 24 hodin a vždy obdržíme individuální pomoc přizpůsobenou našim potřebám.

Možnost přizpůsobení specifikám firmy umožňuje plně využít potenciál aplikace. Změny se týkaly především nastavení a individuálních preferencí pro jednotlivá oddělení.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint: Na příkladu spolupráce se společností Partner jsme viděli, jak dobře se náš systém osvědčil ve velkých sítích franšízových obchodů. Klíčovým prvkem byl velmi jednoduchý způsob, jakým vedoucí obchodů mohou nahlásit poruchy nebo požadavky na aktuální provozní materiály – tedy to, co přímo přispívá k technickému udržování obchodů.