QRmaint – zefektivnění v oblasti technického servisu nemovitostí ve společnosti Komfort Serwis

Od papírového kalendáře k QRmaint – Jak to funguje ve firmě zabývající se údržbou nemovitostí

„Před osmi lety, v roce 2011, málokdo přemýšlel o využívání moderních nástrojů pro plánování úkolů souvisejících s technickým údržbou budov. Králem byla tužka a kousek papíru.“ – začíná pan Jacek svůj příběh. „Na začátku jsme používali papírový kalendář, kam jsme si zaznamenávali náš denní plán. Když jsme potřebovali naplánovat návštěvu u klienta, já, zatímco jsem byl u klienta, kde jsme měli vyměnit kohout nebo provést jiné úkoly, volal Tomkovi (Tomasz Nyc, majitel firmy), a on by procházel tím papírovým kalendářem, snažil se najít volný časový slot pro práci. Nebylo to snadné!“ – pan Jacek Turkowski vzpomíná na své první kroky v Komfort Serwis. Problémy, které tehdy vznikly, zpožďovaly plnění objednávek. Tok informací probíhal hlavně přes mobilní telefony – mezi klientem, údržbovou firmou a techniky provádějícími úkoly. Vzniklo mnoho chyb nebo dokonce některé objednávky nebyly dokončeny, protože „někdo zapomněl nebo nepředal klíčové informace o úkolu.“ Na základě zkušeností víme, že taková organizace dobře funguje na malé škále, ale jak roste firma, stává se čím dál tím obtížnější udržet kvalitu služeb a profesionalitu. A koneckonců firma s ambicemi roste každý rok a získává nové klienty! Jak tedy dosáhnout většího klidu a udržet kvalitu?

Jak nahradit papírovou dokumentaci IT systémem?

Jacek a majitel Komfort Serwis, Tomasz Nyc, hledali řešení, která by držela krok s rychlým rozšiřováním na trhu údržby nemovitostí ve Varšavě.

„Společně s Tomkem jsme zavedli Google kalendář a tabulku Excel. V Excelu jsme zaznamenávali všechny cyklické úkoly a v Google kalendáři jsme sledovali neplánované úkoly a potenciální schůzky během práce.“

To byla značná zlepšení v komunikaci a umožnila rychlejší a snazší plánování dříve nepředem naplánovaných úkolů. Už nebylo nutné volat z klienta na centrálu společnosti, aby se zjistilo, kdy lze provést konkrétní úkol. Toto řešení však pomáhalo pouze v jedné oblasti – komunikaci mezi techniky a centrálním sídlem společnosti. Účinná metoda komunikace s externími subjekty – správci nemovitostí pro reportování dokončených úkolů – však ještě nebyla vyvinuta. Navíc se stále udržovala papírová cirkulace dokumentů ve společnosti.

„Měli jsme problémy nejen s plánováním, ale také se sbíráním papírových objednávek od zaměstnanců – něco se pořád ztrácelo, zaměstnanci nevyplňovali všechny papírové formuláře,“ pokračuje Jacek Turkowski.

Testy Nozby a Trello v technické podpoře nemovitostí

Hledání pokračovalo – rozhodli se implementovat systém Trello pro práci s administrátory a systém Nozby pro práci s techniky. Byl však problém s integrací těchto systémů – administrátoři hlásili závady v Trello a pan Jacek musel tyto objednávky přepsat do Nozby.

„Administrátor hlásil problém v Trello, a já tuto objednávku přepsal do Nozby pro techniky. Nicméně byl problém s Nozby – tam bylo možné přidělovat úkoly pouze, ale neměl jsem informace o jejich dokončení. Napsal bych například něco jako ‚Dnes proveď prohlídku dveří‘ v Nozby, a technik mohl pouze na tento úkol komentovat. Musel jsem se techniků ptát, zda úkol dokončili, a musel jsem tuto objednávku uzavřít. Po uzavření úkolu v Nozby bych vyplnil report v Trello, aby to administrátoři viděli.“

Testy trvaly několik týdnů, ale nedaly požadovaný výsledek. Hledání pokračovalo…

QRmaint dobře funguje v technické podpoře nemovitostí?

V květnu 2018 pan Jacek zahájil testování naší aplikace QRmait, aby zjistil, zda systém QRmaint dobře funguje v technické podpoře nemovitostí.

Původně však zamítl myšlenku implementace systému v Komfort Serwis, protože se soustředil na bezplatná řešení. Nicméně rychle se vrátil k systému, který v mnohém splňoval jeho očekávání za dostupnou cenu (zkontrolujte naši cenovou nabídku) a rozhodl se pro placenou implementaci pro některé techniky.

Zájem pana Jacka o vývoj systému byl zásadní – společně identifikovali funkční potřeby, aby se systém přizpůsobil požadavkům správy nemovitostí. Zavedli mimo jiné jasné harmonogramy cyklických úkolů rozdělené mezi techniky a speciální režim pro volné uživatele – administrátory lokalit, což umožnilo hlášení závad a sledování jejich dokončení administrátory nemovitostí.

Čas na implementaci QRmaint!

Samotná implementace probíhala relativně hladce, i když, jak pan Jacek vzpomíná, vyžadovala hodně práce:

„Přidání nemovitosti do QRmaint a udělat to dobře vyžaduje poměrně dost úsilí. Musíte projít celou budovu, identifikovat její vybavení a naplánovat rozsah práce, která má být provedena. Původně jsme všechny lampy v každém schodišti vyjmenovali, ale to zabralo příliš mnoho času. (…) Nyní máme obecné popisy jako ‚světla a senzory ve schodištích‘, ‚světla a senzory – garáž‘ nebo ‚venkovní osvětlení‘. Nyní při prohlídkách jednoduše označím tyto trvanlivé zboží, a technik ví, co dělat.“

Samotná implementace stále probíhá – protože Komfort Serwis získává další klienty! Dnes je to děláno mnohem efektivněji než poprvé. Implementace nové budovy do systému spolu s výpisem individuálních prvků vybavení a plánováním cyklických úkolů na nemovitosti trvá asi dva týdny. Nicméně po období intenzivní práce jsou všechny objednávky, historie prací nebo vyúčtování nákladů na technickou službu spravovány v systému QRmaint, který je dostupný kdekoli, kde je k dispozici internet.

Jaké výhody byly dosaženy díky implementaci QRmaint v Komfort Serwis?

Jedním z klíčových cílů implementace bylo odstranění papírových objednávek a zpráv. V QRmaint jsou všechny úkoly prací (plánované nebo nahlášené administrátory) uvedeny na seznamu úkolů přiřazených k dané lokalitě. V Komfort Serwis technici plní úkoly, vyplňují kontrolní seznamy nebo přidávají náklady spojené s provedením zpráv. Díky tomu mají administrátoři on-line přístup ke každému úkolu a mohou 24 hodin denně sledovat, jaké práce jsou prováděny na nemovitosti.

Dalším velmi důležitým bodem bylo zvýšení kontroly nad průběhem prací a provádějícími techniky. „Když přidělím úkol technikovi, mohu si prohlédnout, zda úkol dokončil a v jakém termínu. Pokud je něco neprovedeno v plánovaném termínu, vidím to okamžitě v systému jako překročený úkol,“ konstatuje pan Jacek.

Rovněž došlo ke zlepšení komunikace, jak mezi centrálním sídlem společnosti a techniky, tak mezi centrálním sídlem a klienty, tedy administrátory nebo samotnými obyvateli. V prvním případě „technik v terénu, který používá aplikaci, okamžitě ví, že má nový úkol. Rychleji také dostávám informace od techniků – například technik má nahlášený úkol, že se ve specifické lokalitě objevil závlek. Provádí kontrolu a prostřednictvím komentářů k úkolu hlásí, jaká je situace, jaké jsou případné náklady na odstranění chyby – a já tak mohu tuto informaci okamžitě předat administrátorovi.“ Navíc jak administrátoři, tak samotní obyvatelé mohou prostřednictvím systému QRmaint nahlásit veškeré závady na nemovitosti a informace o tom ihned putují k panu Jackovi, který může rychle přiřadit technika na základě jeho aktuální pracovního plánu dostupného v QRmaint.

Doba na odstranění závad a reportování administraci se výrazně zkrátila. Dříve administrátor dostával zprávu o provedených pracích jen jednou měsíčně, nyní má zprávu hned po dokončení úkolu technikem. Díky tomu mohou administrátoři nemovitostí prakticky on-line sledovat náklady, které jsou generovány společností.

Zvýšil se zájem zaměstnanců o pečlivé vyplňování pracovních zpráv – v aplikaci na telefonu to lze udělat rychle a jednoduše.

Je s QRmaint snazší získávat klienty?

Odejití od tradičního způsobu předávání informací o chybách nebo plánovaných pracích ve prospěch moderního systému dostupného kdekoli, kde je připojení k internetu, značně zvyšuje konkurenceschopnost nabídky technické údržby nemovitostí.

Mnoho administrátorů si ani neuvědomovalo, že lze zjednodušit komunikaci a tok informací o běžné práci techniků. „Dnes jsme byli s Tomkem na setkání s novým klientem (…) Během setkání jsem velmi obecně představil možnosti spolupráce s využitím QRmaint, a administrátor nemovitosti mě překvapeně otevřel oči. Nechci dodávat, že setkání skončilo podepsáním smlouvy, ačkoli nabídka nebyla nejlevnější ze konkurence.“

Tímto způsobem, díky implementaci QRmaint, Komfort Serwis získal zásadní konkurenční výhodu tím, že přidal velkou přidanou hodnotu ke své nabídce – zjednodušení komunikace mezi klientem a vykonavatelem objednávek.

Jak se QRmaint vyvíjí?

„Od okamžiku zavedení QRmaint do naší firmy se program rozvíjí – funkce jsou přizpůsobovány specifikům odvětví – například harmonogram, který nebyl během implementace k dispozici, nyní vypadá jako kalendář v Google!“ – chválí nás pan Jacek.

Jsme velmi rádi, že jsme schopni řešit problémy firem jako Komfort Serwis tím, že přizpůsobujeme náš systém specifickým potřebám údržby nemovitostí.

Oceňujeme náš otevřený dialog a snažíme se naslouchat našim klientům. Příběh firmy Komfort Serwis ukazuje, jak důležité je řešit problémy, které se objeví v průběhu používání systému a jak je důležité mít schopnost rychle reagovat na potřeby našich klientů.